Roma, 05/08/2022
Cari Amici,
vi scrivo per informarvi che le principali cariche statutarie di ASIA sono in scadenza.
In particolare le cariche che stanno per scadere sono:
- 1- Il Consiglio Direttivo. I membri del consiglio direttivo sono da 3 a 9.
- 2- Il Segretario Generale
- 3- L’organo di Controllo (collegio dei Revisori) costituito fino 3 membri è costituito da soggetti iscritti all’albo revisori legali.
- 4- Il Collegio dei Probiviri composto da 3 soci.
Chiunque desideri presentarsi come candidato per una delle cariche è pregato di inviarci una sua breve lettera di motivazione e un suo CV entro e non oltre il 4 settembre al seguente indirizzo email: l.fidanzia@asia-ngo.org.
Per presentarsi come candidati, a seconda delle cariche, bisogna avere maturato un’esperienza professionale adeguata che deve essere confermata dal CV. Inoltre è fondamentale conoscere bene l’inglese.
La carica di Segretario Generale è a tempo pieno ed è regolarmente retribuita. Le altre cariche sono volontarie, viene riconosciuto un rimborso spese per i viaggi per le riunioni da svolgere a Roma.
Il Consiglio Direttivo si riunisce almeno 3 volte all’anno.
Revisori dei Conti concordano riunioni periodiche nell’arco dell’anno.
Il Collegio dei Probiviri si riunisce solo in caso di controversie.
Le candidature verranno vagliate dal Consiglio Direttivo in carica, e dal Segretario Generale.
I candidati selezionati verranno informati della decisione e invitati a partecipare all’Assemblea dei Soci che si terrà a breve (la data e il luogo saranno comunicati al più presto).
Di seguito si riporta per chiarezza quali sono i ruoli che le persone che presenteranno la loro candidatura dovranno svolgere a seconda delle varie cariche sociali a norma di statuto vigente.
1- Ruoli e funzioni del Consiglio Direttivo
È eletto dall’assemblea generale e risponde all’Assemblea Generale. La carica dura tre anni. I membri del Consiglio direttivo possono essere rieletti. Allo scadere del triennio il consiglio rimane in carica per l’ordinaria amministrazione fino alla elezione dei nuovi consiglieri.
Il Consiglio Direttivo è investito di tutti i poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione e nomina, nella sua prima riunione, tra gli eletti, un Segretario Generale.
Più specificamente, ruoli e funzioni del Consiglio Direttivo sono i seguenti:
- Convocare l’Assemblea dei soci
- Predispone gli atti da sottoporre all’Assemblea generale
- Garantisce il rispetto delle direttive degli indirizzi generali dell’Associazione in conformità a quanto deliberato dall’Assemblea dei soci
- Suggerisce i provvedimenti necessari e opportuni per il raggiungimento dei fini dell’associazione secondo le direttive dell’assemblea dei soci
- Elaborare le linee strategiche dell’associazione
- Il CD definisce le linee guida delle attività dei diversi organi e uffici dell’associazione
- Il CD da concretezza alla strategia dell’associazione, attraverso l’organizzazione e l’allocazione delle risorse umane e finanziarie.
- Approva il piano di lavoro annuale di ciascuna sede dell’associazione
- Fornisce raccomandazioni al fine di migliorare la qualità delle attività organizzate dall’associazione
- Il CD suggerisce misure atte a garantire il rispetto degli standard di qualità nelle attività
organizzative e gestionali - Approva il trasferimento della sede sociale in altro comune italiano, l’istituzione o la soppressione di sedi periferiche, la nomina dei responsabili, la determinazione del funzionamento e l’approvazione dei regolamenti proposti dalle strutture periferiche;
- Approva i regolamenti, le policies e le procedure per la gestione dell’Associazione;
- Stabilire le linee organizzative generali dell’associazione
- Il CD delibera sulle questioni sollevate dal Segretario Generale
- Delibera su questioni di ordinaria e straordinaria amministrazione concernenti l’attività
dell’associazione. - Controlla la situazione finanziaria dell’associazione
- Presentare all’assemblea generale il bilancio sociale e la previsione annuale delle spese
- Il CD vigila affinché tutti gli uffici ed in particolare il Dipartimento Amministrativo forniscano
tempestivamente le informazioni utili alla redazione del bilancio sociale e della previsione annuale delle spese - Riceve la relazione annuale del Collegio dei Revisori dei conti sul bilancio sociale di ASIA
- Verifica l’elaborazione della relazione narrativa che commenta il bilancio e la previsione annuale delle spese
- Presenta all’Assemblea Generale la relativa documentazione
- Valuta e approva il bilancio preventivo e consuntivo predisposti dal Segretario Generale per essere sottoposti all’approvazione dell’Assemblea generale dei soci
- Deliberare sull’ammissione e l’esclusione dei soci
- Valuta, approva o rigetta le domande di associazione
- Determina l’importo delle quote sociali annuali e straordinarie
- Conferisce la qualifica di socio Onorario, su proposta di un decimo dei soci o di un membro del Consiglio
- Deliberare sulla partecipazione a piattaforme e associazioni
- Il CD esamina la possibilità per l’associazione di partecipare a piattaforme e associazioni
- Nomina e delega presso le piattaforme/associazioni prescelte il soggetto che rappresenterà ASIA
- Delibera in merito alle richieste di associazione da parte di Enti ed altri organismi
- Delibera sulla costituzione dei gruppi locali di supporto nelle varie regioni italiane
- Dare l’autorizzazione ad avviare progetti in un nuovo paese
- Il CD, sentito il parere del Segretario e del Responsabile del Dipartimento Progetti, autorizza
l’intervento di ASIA in un nuovo Paese.
- Il CD può designare e revocare al proprio interno un comitato esecutivo, composto al massimo da 5 (cinque) membri, definendone i compiti. Parimenti il consiglio direttivo può designare un comitato scientifico, i cui membri possono essere anche esterni al consiglio direttivo, definendone la composizione e compiti.
2- Segretario Generale
È eletto dal Consiglio Direttivo e risponde al Consiglio Direttivo e all’Assemblea Generale. La carica dura tre anni e può essere rieletto. Al Segretario Generale competono le seguenti funzioni:
Ruoli e funzioni
- Definire il piano strategico insieme all’assemblea generale e al consiglio direttivo
- Il SG verifica il raggiungimento degli obiettivi fissati dall’AG e dal CD
- Il SG sovrintende alla gestione finanziaria dell’associazione
- Verificare il rispetto delle decisioni dell’Assemblea Generale e del Consiglio Direttivo
- Il SG informa i diversi uffici dell’associazione delle decisioni dell’AG e del CD
- Da esecuzione a tali decisioni
- Vigila sulla loro applicazione da parte degli uffici competenti attraverso un sistema di schede interne di pianificazione e rendicontazione
- È firmatario responsabile di tutti gli atti di ordinaria amministrazione e di quelli di straordinaria amministrazione delegati dal Consiglio Direttivo
- Firma tutti i contratti, atti e accordi
- Il SG può delegare per iscritto la firma di atti specifici ad altro dirigente dell’associazione
- Invia all’amministrazione l’originale dei contratti, atti e accordi
- Sottoscrive gli atti di amministrazione straordinaria solo dopo aver ricevuto delega scritta del CD
- Nomina suoi rappresentanti volontari, anche estranei al Consiglio stesso e anche non soci, per il compimento di singoli atti o categorie di atti, anche se eccedenti la ordinaria amministrazione, mediante rilascio di procura.
- Rappresentare legalmente l’organizzazione
- Il SG gestisce la rappresentanza legale dell’Associazione di fronte ai terzi ed in giudizio per tutti gli atti di ordinaria e straordinaria amministrazione deliberati dal Consiglio Direttivo
- È responsabile della firma di tutti gli atti e contratti con donatori istituzionali e privati
- Rappresenta l’associazione direttamente o tramite delega scritta in tutte le problematiche che possono sorgere nel rapporto con donatori privati o istituzionali e altri organismi a cui ASIA aderisce
- Firma assegni e bonifici per conto di ASIA
- Predispone, previa approvazione del CD, un sistema di deleghe per l’autorizzazione al trasferimento di somme di denaro
- Supervisionare il sistema degli archivi e dei documenti
- Il SG definisce le linee guida per il sistema degli archivi e la conservazione della documentazione sensibile
- Vigila sull’ordine e l’aggiornamento degli archivi da parte degli uffici competenti
- Dirigere l’organizzazione e coordinare gli uffici operativi
- Il SG dirige l’Associazione e coordina gli uffici operativi al fine di assicurare la più efficace attuazione di programmi e progetti
- Supervisiona i responsabili degli uffici operativi
- Supervisiona l’emissione e la revisione delle procedure interne
- Vigila sull’adozione delle procedure da parte dei diversi uffici
- assicura all’associazione la disponibilità delle risorse umane
- Coordina l’attività dei collaboratori esterni
- Coordina l’ordinaria amministrazione dell’Associazione, sulla base delle direttive emanate dall’Assemblea e dal Consiglio Direttivo, al quale comunque il Segretario Generale riferisce circa l’attività compiuta; in casi eccezionali di necessità e di urgenza il Segretario Generale può anche compiere atti di straordinaria amministrazione, ma in tal caso deve contestualmente convocare il Consiglio Direttivo per la ratifica del suo operato.
- Convoca il consiglio direttivo, cura l’esecuzione delle relative deliberazioni, sorvegliare il buon andamento amministrativo dell’associazione, verificare l’osservanza dello statuto e dei regolamenti, ne promuove la riforma ove se ne presenti la necessità.
- Cura la predisposizione del rendiconto economico e finanziario e lo stato patrimoniale da sottoporre per l’approvazione al Consiglio Direttivo ed all’Assemblea.
- Approvare la divulgazione del materiale ASIA
- Il SG approva il materiale prodotto per la comunicazione esterna prima della diffusione
- Approva i materiali di comunicazione prodotti da terzi
- Monitorare il processo di pianificazione delle attività dei diversi uffici e il loro adempimento
- Il SG supervisiona il piano trimestrale delle sedi operative
- Vigila affinché le decisioni strategiche si riflettano nella gestione quotidiana delle diverse sedi
- Vigila sull’adempimento del piano da parte delle diverse sedi
- Controlla l’efficienza dei diversi uffici
- Autorizzare l’avvio di nuovi programmi e progetti
- Il SG, dopo aver discusso con il Dipartimento Progetti, decide se sottoporre a donatori istituzionali o privati nuovi progetti e programmi per il finanziamento
- Può sollevare la questione al CD in merito a progetti/programmi specifici
- Gestire il ciclo di progetto: identificazione. Approvazione del budget delle proposte progettuali
- Il SG deve approvare il budget di ogni nuovo progetto/programma prima della presentazione a
donatori istituzionali e privati
- Approvazione e finanziamento dei contratti
- Il SG approva i contratti con i donatori istituzionali
- Il SG firma i contratti e ne invia una copia al donatore e una copia all’amministrazione che procede alla presentazione
- Autorizza l’Amministrazione a trasferire i fondi per un progetto specifico
- Autorizza direttamente le richieste di spesa a seguito di procedure amministrative
- 3- Ruoli e funzioni del Collegio dei Revisori dei Conti
- Verificare il bilancio dell’associazione prima dell’approvazione da parte dell’ Assemblea Generale
- Verifica la regolare tenuta delle scritture contabili
- Il CRC verifica il bilancio annuale di ASIA prima della presentazione all’Assemblea dei soci per
l’approvazione - Compila una relazione e la trasmette al CD
- Verificare ogni tre mesi lo stato finanziario e contabile dell’associazione
- Il CRC verifica ogni tre mesi la contabilità di ASIA comprensiva di: conti bancari e riconciliazioni di cassa, libri contabili, libri sociali
- Controlla l’affidabilità dell’informativa finanziaria
- Compila una relazione e la trasmette al CD
- Monitorare il rispetto delle leggi e dei regolamenti nazionali
- Il CRC verifica la corrispondenza e il rispetto delle regole e leggi nazionali. In particolare, verifica che i pagamenti delle imposte e degli altri oneri fiscali e previdenziali siano ottemperati nei termini stabiliti per legge; verifica la regolarità dei pagamenti degli emolumenti dei collaboratori e dipendenti di ASIA.
4- Ruoli e funzioni del Collegio dei Probiviri
- Il collegio dei probiviri è composto da tre soci, iscritti all’associazione da almeno sette anni, eletti
dall’assemblea generale al di fuori del Consiglio Direttivo.
Ogni eventuale controversia tra gli associati e l’Associazione od i suoi organi sarà sottoposta, con
esclusione di ogni altra giurisdizione, alla competenza del collegio dei probiviri.
Grazie per la vostra attenzione,
cordialmente
Andrea Dell’Angelo
Segretario Generale
Questo post è disponibile anche in:
Inglese
